Bornholm kobler innovation og udbud

af | jan 9, 2019

Hvordan håndteres affald i et relativt lille ø-samfund som Bornholm? Kan det forsvares, at fraktioner som plast, metal og organisk affald behandles på øen, eller skal det kildesorterede affald transporteres væk med færgen? Hvordan udbyder vi fremtidens moderne affaldsindsamling og -håndtering samtidig med at vi løbende sikrer innovation?

Det er nogle af de spørgsmål Bornholms Affaldsbehandling, BOFA, stod overfor da de skulle forberede et nyt udbud om indsamling og behandling af affald på Bornholm. BOFA, en del af Bornholms Regionskommune, har ansvaret for at indhente og behandle husholdningsaffald for Bornholms knap 40.000 faste beboer og omkring 600.000 årlige gæster. De ønskede at komme tættere i dialog med mulige leverandører om forskellige behandlingsmetoder og muligheden for at indarbejde innovation i løbet af kontraktperioden. Derfor valgte BOFA at arbejde med offentligt-privat innovationssamarbejde (OPI), før udbuddet skulle skrives. Det er en samarbejdsform, hvor offentlige institutioner og private virksomheder optræder som ligeværdige samarbejdspartnere på et fælles defineret problem. Metoden er er omdrejningspunkt i det dansk-svenske projekt Cleantech TIPP, hvor BOFA og en række øvrige cases arbejder med innovation og udbud.

”De to store udfordringer for affald på Bornholm er todelt; dels savnes den rette mængde, eller en kritisk masse, for at kunne behandle fraktioner som plast, organisk affald og metal på en bæredygtig og fremtidssikret måde, og dels har øen vanskeligheder i forhold til at transportere affald væk fra øen,” siger Jens Hjul-Nielsen, direktør for BOFA

Store visioner skal løses med nye samarbejder

Visionerne er høje, og rent politisk har solskinsøen sat sig et mål, som følger strategien ”Danmark uden affald.” Målsætningen er 50 % genanvendelse af husholdningsaffaldet senest i 2022. Men der er stadigvæk et stykke vej derhen.

BOFA har derfor rettet fokus mod kommunens egen indsamling og behandling af affald. Jens Hjul-Nielsen, som arbejdet et par årtier på ledelsesniveau med udbud, ser generelle udfordringer med kommunernes praksis udbud indenfor affaldsområdet.

”I dag kan du godt stille krav til drivmidler, emissionsstandarder og arbejdsmiljøkrav, som eksempelvis antal centimeters indstigningshøjde i skraldebilen i dit udbud. Men lige meget hvor detaljeret du er i dine udbudskrav, er der altid noget, man ikke har taget højde for. Og når man fået udbuddet ind og kontrakter er tildelt så løber det i samme spor over hele perioden. Vi vil gerne arbejde med fælles målopfyldelse, der åbner for innovation undervejs, snarere end at opstille en lang række specifikke krav. Fra output til outcome kan være et modsvar til traditionen med de lange smørrebrødssedler på udbud, som vi kender i dag,” siger Jens Hjul-Nielsen.

Derfor igangsætte BOFA en markedsdialog om fremtidens affaldshåndtering på Bornholm i samarbejde med Aalborgs Universitet. Forud for markedsdialogen blev der lavet en brainstorming, der resulterede i en liste over områder, man særligt ville drøfte med markedet. Fra markedets side var der også et tydeligt ønske om at få en mere konstruktiv dialog og vende den udvikling, der har været gennem mange år, hvor udbud for indsamling af husholdningsaffald generelt har udviklet sig til kun at handle om den laveste pris.

Efter markedsdialogen fulgte en OPI-fase. Det var et kontraktuelt og mere tætgående samarbejde med fem virksomheder; Fugato, Vognmandsfirmaet Lennart Ipsen, Gemidan, HCS, og Ragn-Sells. OPI forløbet foregik ved en fælles studietur og med strukturerede møder, hvor særlige udfordringer er blevet drøftet. Møderne havde forskellige temaer omkring indsamling, økonomi og kontraktforhold, som var kendt af leverandørerne før mødet.

HVAD ER OPI?

Offentligt-privat innovationssamarbejde (OPI) er en samarbejdsform og en aftale, man kan indgå som forberedelse til et udbud. I et OPI er offentlige institutioner og private virksomheder ligeværdige samarbejdspartnere på et fælles defineret problem.
Ideen med at igangsætte et OPI-projekt bygger på, at der i en nær fremtid planlægges et udbud, men at markedet ikke på nuværende tidspunkt kan levere et tilfredsstillende produkt eller ydelse. Der findes en OPI-aftalemodel, der sikrer samarbejdets formelle rammer og praksis og håndtere ejerskab af resultater, finansielle hæftelser og beskyttelse af den private part mod inhabilitet ved et efterfølgende udbud.

Der findes ikke kun én måde at organisere eller gennemføre et OPI på, og der er både eksempler på store strukturerede OPI-programmer og på små lokalt forankrede OPI-projekter.

Når vi samarbejder, sænker vi paraderne

OPI-aftalen, der blev oprettet mellem BOFA og de private partnere, sikrede at udviklingen holdt sig inden for den juridiske rammen af offentlig-privat samarbejde. Det indebærer en sikkerhedsstillelse af leverandørerne, så de ikke risikerer at blive erklæret inhabile i et senere udbud. OPI samarbejdet gav BOFA en mulighed for at sænke paraderne overfor markedet, og omvendt fik markedet en mulighed for at påpege lige præcis de steder, hvor skoen trykker og hvor den største risiko ved ændringer ligger. Formen er med til at øge tillid og samarbejdsvilligheden og motiverer til at gøre det bedre.

”Formålet har været at bevæge sig fra krav til funktion og serviceniveau og give mere frihed til leverandørerne til at løse opgaven. Konkret kan det eksempelvis betyde at man ikke specificerer at der nødvendigvis skal benyttes to-kamre-biler men at vi i stedet for fokuserer på at definere et serviceniveau som renovatørerne skal opfylde.” mener Jens Hjul-Nielsen.

Studietur og strukturerede møder med opsamling har været en tidkrævende proces for BOFA, mens leverandørerne har brugt cirka 2-3 arbejdsuger hver på processen. BOFA har været forgænger på området, samtlige deltagende virksomheder har for første gang indgået i et konkret udviklingsarbejde omkring fremtidige udbud. Som direktør har Jens Hjul-Nielsen selv deltaget i alle møderne med OPI-partnerne.

”Jeg opfatter OPI som en express-uddannelse, der forbereder dit udbud og giver en mulighed for at lave et bedre produkt til vores borgere. Et vigtigt element i samarbejdet for os var udvikling af tillid mellem forskellige parter, at man stoler på at andre partner ikke agerer uetisk. En studietur til Sverige gjorde at vi lærte hinanden at kende og fik skabt en større tillid. Det betyder, at vi i detaljer kan forklare og forstå hinandens positioner. Det eliminerer risikoen for, at man arbejder med livrem og seler, og i sidste ende opnår det samme som i sidste. Det er ikke lige frem noget, der sker på første møde, og derfor er OPI en måde at gøre op med uhensigtsmæssige vaner,” forklarer Jens Hjul-Nielsen og fortsætter;

”Det er vigtigt at have juridisk rådgivning med hele tiden. Vi har haft telefonkontakt med advokatfirmaet Bech og Bruun, hvis det er noget, vi har været i tvivl om i vores dialog og samarbejde med virksomhederne. Vi har offentlige tilgængelige referater. Samtidig har det, igennem OPI-aftalen været afklaret, hvad der er baggrundsviden, og dermed legitimt for leverandørerne ikke afsløre overfor hinanden men kun overfor BOFA. Det virksomhederne havde med hjemmefra, det skal ikke offentliggøres, og på den måde kan vi få leverandørerne til at spille med på en helt anden måde end normalt”.

Undervejs i OPI-forløbet rykkede de private aktører sig fra at være skeptiske overfor processen, særligt med henblik på fortrolighed og bevarelse af forretningshemmeligheder, til at være åbne og nysgerrige. Det er endt med, at der blev delt ud af gode ideer og forslag til forbedringer.

I marts 2019 præsenterer BOFA et forslag til mål for udbud for Regionkommunens politikere. Her vil man sætte fokus på funktioner og fælles målstyring. Man vil blandt andet foreslå at der bliver brugt markedsdialog som en del af næste udbudsrunde, og at der bliver afsat en innovationspulje som en del af udbuddet.

BOFAs proces for markedsdialog og offentligt-privat innovationssamarbejde (OPI)

1. Markedsdialog (efterår 2016)
– Workshop 1 – Krav til OPI og udfordringer
– Workshop 2 – Klar til OPI-kontrakt

2. OPI kontraktforhandling (forår 2017)
Udvælgelse af leverandører til samarbejde gennem scoring af foruddefinerede parametrene, bland andet fælles interesse, åbenhed og ressourcer/viden.

3. Gennemføre OPI (aug-okt 2017)
Studietur – Fælles opfattelse af løsningsrum 3 individuelle møder
– Forbehandlingsanlæg til madaffald
– Indsamling (frekvens, udstyr, forhold)
– Økonomi og risici
– Kontraktforhold og løbende innovation i kontraktperioden
– Intern evaluering – Bedre kompetence og løsning

4. Forberedelse af udbud (forår 2019)
Nyt udbudsmateriale skal skrives og behandles politisk. Materialet skal indeholde de centrale pointer og ideer, som er dukket frem igennem samarbejdet i OPI forløbet.

Om Cleantech TIPP

Cleantech TIPP vil fremme udviklingen af innovative løsninger ved at øge matchet imellem intelligent offentlig efterspørgsel og markedets udbud af løsninger.

Projektet vil udfordre kommunerne til at bruge indkøbsprocessen og offentlige og private samarbejder, som et strategisk redskab der kan støtte op en kommunes samlede udviklingsstrategi. Projektet skal stimulere innovationsprocesser, og konkret styrke indkøb som matcher kommunernes visioner om nye grønne løsninger, samtidig med at det forbedrer virksomheders muligheder for udvikling og afsætning af nye grønne løsninger.

Læs mere om Cleantech TIPP her