REN proces

RenProces er et nemt, overskueligt og intuitivt redskab, som tilbyder konkrete værktøjer til en renoveringsproces. Værktøjerne har fokus på sammensætningen af det rette hold, tid til forventningsafstemning og ikke mindst respekt for den enkelte person og dennes faglighed i renoveringsprocessen.

Faserne

I en byggeproces er der en række faser, som dækker over de forskellige områder i en byggeproces. I traditionelle byggesager vil processen ofte ske i et lineært forløb, hvor den ene fase afløses af den næste.

Faserne kan navngives med få variationer, men som oftest er projektfaserne benævnt som følger: Idé/ initiativ, program, udbud, projektering, udførelse og drift.

Ingen kronologi

I en renoveringsproces vil det ofte være sådan, at processen ikke foregår i et lineært forløb, men at der springes mellem faserne alt efter udbudsform og tempo i byggeriet.

Derfor vælger RenProces at fremstille og præsentere faserne som et cirkulært forløb, hvor der ikke er nogen kronologi, og hvor alle faser er ligeværdige med hensyn til, hvornår hvilke opgaver udføres.

RenProces letter arbejdet

RenProces beskriver hver fase og stiller samtidig relevante værktøjer til rådighed i de givne faser. Målet er at lette arbejdet for byggebranchens aktører ved at samle aktuelle oplysninger, dokumentation og materiale til brug i hver fase.

RenProces vægter området ”faseskift” på lige fod med de øvrige faser. Ved at sikre en god overlevering, hvor der er afsat tilstrækkelig tid til formålet, undgår man at værdifuld viden går tabt.

I ordet “initiativ” ligger en erklæring om at ville noget. I dette tilfælde, hensigten om at ville bygge/renovere.

Hør på alle aktører

I forbindelse med energirenovering i det offentlige/almene og i det private vil der være brugere, som bliver berørt af byggeprojektet, og som derfor bør høres og involveres fra start.

Det er også relevant at inddrage drifts-personalet, da det er vigtigt for disse mennesker at føle ejerskab til de fremtidige arbejdsopgaver i bygningen. Håndværkerne er ligeledes oplagte at have med fra start, da de kender til konkrete problemstillinger og løsninger, som kan tænkes ind, allerede inden
byggeprogrammet formuleres.

Derudover har myndighederne megen relevant viden, som kan spare bygherre for unødigt arbejde ved at fremlægge krav i forhold til lovgivningen.

I initiativfasen kommer alle ideer frem i lyset, og med bidrag fra alle aktører vil bygherre se mange muligheder, før projektet indskrænkes og rettes ind.

Værktøjer:

Aktørinddragelse

Downloads til fasen:

Du kan downloade dem i en samlet .zip-fil her

I programfasen tegnes de første skitser, og de overordnede krav og funktioner til byggeriet afklares.

Skitsering af projektet

I programfasen foretages de indledende skitseringer og diagramtegninger for projektet. Indeholdt heri er tanker om rum, funktion, kontekst, indeklima, drift og myndighedskrav.

Her skal det fælles værdigrundlag dannes, og det er vigtigt, at alle parter bliver hørt, og at det gode samarbejde vægtes højt.

Byggeprogram

Ideerne fra initiativfasen skal munde ud i et koordineret byggeprogram. De første skitseringer og diagramtegninger startes op.

Udarbejd en behovs- og funktionsanalyse, og inddrag rådgivere for at få afklaring på eventuelle spørgsmål. Tag også stilling til eventuelle myndighedskrav.

RenProces lægger stor vægt på, at der er fokus på de bløde værdier og mindre fokus på økonomien.

Det betaler sig at investere tid i starten på at udarbejde af en grundig og fyldestgørende projektbeskrivelse, med input fra mange aktører.

Læs evt. om “Frederikskaj” under “Cases”.

Downloads til fasen:

Du kan downloade dem i en samlet .zip-fil her

At en opgave kommer i udbud vil sige, at en offentlig institution – f.eks. kommunen – beder private virksomheder om at udføre opgaven på kommunens vegne.

Udbudsbekendtgørelse

Udbud starter med, at kommunen offentliggør en udbudsbekendtgørelse. Udbudsbekendtgørelsen er en kort beskrivelse af den udbudte opgave og kravene for, hvem der kan byde på den.

Udbudsmateriale

Hvis man vil byde på en opgave, skal man først skaffe selve udbudsmaterialet. Det er den detaljerede beskrivelse af, hvad opgaven går ud på.

Når man har fået fat i det, skal man skrive et tilbud til kommunen, der nøje svarer på alle de spørgsmål, der står i udbudsmaterialet.

Læs mere på: www.Udbudsportalen.dk

Downloads til fasen:

Du kan downloade dem i en samlet .zip-fil her

I projekteringsfasen kommer detaljerne på plads, og den sidste bearbejdning af tegningerne foregår.

Grundig granskning

Alle detaljer skal på plads, og en grundig granskning af materialet sikrer, at dine krav og ønsker som bygherre tilgodeses.

En systematisk og struktureret granskning af projektmaterialet vil langt hen ad vejen sikre, at uforudsete udgifter og udfordringer opstår.

Aftaler og tilladelse

Den økonomiske ramme, udbudsformen, tegninger og diverse aftaler skal i hus, og forventningsafstemning parterne imellem sikrer det gode samarbejde. Der skal indhentes byggetilladelse og øvrige godkendelser hos myndighederne.

Tids- og handlingsplan

En metode til vidensdeling i projekteringsfasen er at lave en tids- og handlingsplan, så man kan se på hvilke møder, man skal drøfte de forskellige emner, som de forskellige aktører interesserer sig for.

I tids- og handlingsplanen kan for eksempel indgå fastsættelse af deadlines og løbende workshops, hvor dagsordenen er at se på de problemstillinger, der opstår undervejs.

Downloads til fasen:

Du kan downloade dem i en samlet .zip-fil her

En byggeproces er dynamisk, og når de første spadestik skal tages, skal der være plads til udvikling af projektet.

Minimering af konflikter

Samarbejdet er yderst vigtigt, og er de involverede parter i kontakt med hinanden før udførelsesfasen, vil det minimere antallet af konflikter under udførelsen.

En vigtig parameter i RenProces er, at der i udførelsen skal være plads til løbende projektudvikling, da en byggeproces netop er en proces og ikke en statisk størrelse.

Vær dus med håndværkerne

RenProces lægger vægt på de bløde værdier i hele processen, men særligt i udførelsesfasen skal der være fokus på at ”være dus med håndværkeren”.

Et godt eksempel kan være det at give morgenbrød. En lille investering der har en stor effekt på den overordnede proces og på økonomien i sidste ende.

Downloads til fasen:

Du kan downloade dem i en samlet .zip-fil her

I afleveringsfasen skal du som bygherre deltage i afleveringsforretningen og mangelgennemgangen samt tage stilling til afhjælpning af mangler og eventuelle tilbagehold i betalingen.

Bygherres rolle

Forud for afleveringsforretningen gennemgås byggeriet for at afklare eventuelle mangler i forhold til entrepriseaftalen.

I forbindelse med afleveringsforretningen skal du som bygherre sikre dig, at der foreligger de nødvendige instruktioner om drift og vedligehold samt dokumentation af det færdige byggeri.

Erfaringer opsamles

Som bygherre kan du bidrage til, at erfaringer fra byggeriet, herunder også erfaringer om bygningernes funktion og driftsøkonomi, opsamles.

Dette kan blandt andet ske ved beregning af nøgletal efter gældende retningslinjer, således at de kommer andre offentlige bygherrer til gode.

I afleveringsfasen skal tegninger “som udført” og anden dokumentation så som fakta om vedligehold af materialer foreligge.

Downloads til fasen:

Du kan downloade dem i en samlet .zip-fil her

Drift og vedligehold bør indtænkes fra begyndelsen af et renoveringsprojekt for at opnå det bedste resultat.

Drift instænkes fra start

Driftes bygningen korrekt, kan der spares både tid, energi og penge.

For at drive en bygning så energirigtigt som muligt er det vigtigt at kende de renoverede bygningsdeles levetid.

Denne viden danner grundlag for drift- og vedligeholdelsesplanen. Kombineret med et driftbudget vil der kunne udarbejdes en optimeret og prioriteret plan for drift og vedligehold.

Driftpersonalet er hovedpersoner

For at kunne udnytte driftspersonalets store viden, bør de inddrages tidligt i byggeprocessen.

Dermed vil de lettere komme til at føle et ejerskab for deres arbejde i det energirenoverede byggeri, og der er større chance for, at bygningen driftes hensigtsmæssigt.

Downloads til fasen:

Du kan downloade dem i en samlet .zip-fil her

Faseskiftene er det punkt i processen, hvor flere aktører kommer til og således øger mængden af værdier, og det punkt hvor konteksten for byggeriet forandres.

Mange parametre spiller ind, når forskellige aktører skal opnå en fælles forståelse for et projekt. RenProces anbefaler en facilitator for at sikre dette.

Facilitatoren skal være bevidst om, at der findes forskellige personlighedsprofiler og forskellige måder at opfatte tingene på.

Værdier varierer over tid og er kontekstafhængige. ”Viden skabes kun i forbindelse med en kontekst. Derfor har processen at konvertere viden ikke bare brug for metoder, men også omgivelser” (Nina Koch, 2010: Værditab i faseskift).

Downloads til fasen:

Du kan downloade dem i en samlet .zip-fil her

Faseskift

Faseskiftene er det punkt i processen, hvor flere aktører kommer til og således øger mængden af værdier, og det punkt hvor konteksten for byggeriet forandres.

Mange parametre spiller ind, når forskellige aktører skal opnå en fælles forståelse for et projekt. RenProces anbefaler en facilitator for at sikre dette.

Facilitatoren skal være bevidst om, at der findes forskellige personlighedsprofiler og forskellige måder at opfatte tingene på.

Værdier varierer over tid og er kontekstafhængige. ”Viden skabes kun i forbindelse med en kontekst. Derfor har processen at konvertere viden ikke bare brug for metoder, men også omgivelser” (Nina Koch, 2010: Værditab i faseskift).

De ideer og skitser, der er blevet genereret i initiativfasen, skal nu gennemgå en grundig granskning fra bygherre og bygherrerådgivers side.

Udvælg de rette ideer

Du skal tage stilling til, hvilke ideer du ønsker at bringe med i det videre forløb, og det skal afklares, hvilke af disse der skal danne grundlag for byggeprogrammet.

Opstil skema

Du kan for eksempel opstille et skema med fordele og ulemper ved de forskellige ideer. De ideer, som skrinlægges i første omgang, kan måske få en chance senere eller i et andet projekt.

Ideerne/skitserne organiseres på en overskuelig måde, som dels gør det lettere for bygherre at overskue og dels gør det muligt senere at genfinde materialet.

Klarhed og ambitioner for projektet er to af nøgleordene i dette faseskift. Som bygherre skal du blandt andet overveje følgende:

  • Hvad vil du opnå med byggeriet?
  • Hvordan kan det lade sig gøre?
  • Skal andre end bygherrerådgiver inddrages i denne udvælgelsesproces og i givet fald hvem?

Også spørgsmål omkring udbudsform, tildelingskriterier m.m. vil være i spil på dette tidspunkt.

Byggeprogrammet virker som afslutning på programfasen og starten på projekteringsfasen og er således det fysiske produkt, der repræsenterer faseskiftet.

Enighed om byggeprocessen

I projekteringsfasen kan der være personlige forskelle i opfattelsen af det samme byggeprogram byggeaktørerne imellem.

Ingeniører og entreprenører inddrages

Ingeniørerne og entreprenørerne vil deltage væsentligt mere i processen end hidtil, og derfor skal man sikre sig, at disse personer får mulighed for at sætte sig ind i og forstå de intentioner, der er lagt i programmet, inden der skal projekteres.

For meget fokus på kontrakterne og juridisk indblanding fjerner ofte parter fra hinanden i denne fase, og det kan opleves som en fragmenteret proces, hvor beslutninger består af kompromiser imellem aktørerne.

Forskellige personprofiler

Her er det væsentligt, at facilitatoren er bevidst om de forskellige personprofiler, så han kan afkode de forskellige “sprog”, der bliver talt og videreformidle dette til hele gruppen.

Når alle aktører er bevidste om, at der findes forskellige personlighedsprofiler, vil det være medvirkende til en større tolerance.

Udbudsportalen oplever et stort behov for vejledning i hvilke udbudsregler, der gælder i konkrete situationer.

Udbudsportalen

Tilsvarende opleves det af Udbudsportalen, at der er stor efterspørgsel fra udbydere på hjælp til udarbejdelse af udbudsmateriale, håndtering af vurdering af tilbud samt feedback til tilbudsgivere.

Dette imødekommes gennem en række interaktive værktøjer. Læs mere om disse værktøjer her.

Nætværk

Udbudsportalen står for et netværk henvendt til udbudspraktikere for offentlige myndigheder. Netværkets formål er, at deltagerne får tilegnet sig viden, som er direkte anvendelig i det daglige arbejde med udbud.

Praktiske problemstillinger omkring udbud og offentlig-privat samarbejde er derfor i fokus.

Kilde: Udbudsportalen

Inddrag aktørerne

Den store udfordring i dette faseskift er, at der nu skal skabes overgang fra tegninger til fysisk virkelighed.

Når RenProces anbefaler, at alle aktører inddrages tidligt i processen, er det blandt andet for at sikre, at de udførende er blevet hørt og har bidraget med deres viden, inden der skal bygges.

Dermed ved de, hvad projektet handler om og føler ejerskab inden det fysiske arbejde sættes igang.

Du skal sikre, at alle parter forstår og ikke mindst er enige om værdierne og tankerne bag det, der nu skal bygges. Når parterne kender hinanden fra aktiviteter tidligere i forløbet, går arbejdet lettere igang.

Procesplan

RenProces benytter et værktøj, som med fordel kan tages i brug i denne fase. Værktøjet hedder “procesplan” og går ud på, at de aktuelle parter byder ind med deres respektive opgaver repræsenteret på farvede post-its og derved markerer, hvor de har en rolle i processen.

Mangler udbedres

Som bygherre skal du vurdere, om byggeriet er udført efter aftale, og mangler skal udbedres inden selve afleveringen.

Inden byggeriet står færdigt og klart til ibrugtagning, er der en lang række punkter, der skal gennemgås grundigt for at sikre, at alle aftaler omkring udførelsen er blevet overholdt.

Aktiv deltagelse giver pote

På dette stadie vil det slå igennem, at de udførende har været inddraget helt fra start.

Disse fagfolk har deltaget aktivt i at finde løsninger og har derfor også kunnet se meningen med at fuldføre opgaverne.

Dette vil betyde, at der fra udførelsen vil være et minimalt ”efterslæb” og kun få mangler.

Nye informationer

Når byggeriet står færdigt og er klar til at blive taget i brug, er der mange nye informationer omkring ændrede funktioner og tekniske installationer i bygningen.

Det er vigtigt, at informationerne bliver gjort tilgængelige for brugerne.

Driften kommer i spil

Driften er et punkt, som for alvor kommer i spil, når man går fra afleveringsfasen.

Driftspersonalet skal kunne tage bygningen i deres varetægt, og har de været involveret fra start, kan de nu se frugten af deres input og vil let kunne varetage opgaverne.

Som bygherre står du for indkaldelse til henholdsvis 1- og 5 års gennemgang af byggeriet.