Aktører til faserne

I alle byggeprocesser vil projektet være mere eller mindre afhængigt af en række interessenter. Enten direkte i form af bestemmende aktører, så som bygherrer, eller indirekte i form af omgivende parter overfor hvilke, der skal tages større eller mindre hensyn.

I renoveringsprocesser er et meget stort antal personer involveret.

Handler det for eksempel om renovering af et boligkompleks, vil beboerne i høj grad blive berørt af byggearbejdet, og her er det vigtigt med fokus på et så skånsomt forløb for beboerne som muligt.

RenProces beskriver hver aktør og dennes rolle i en renoveringsproces. Som bygherre er der alle de juridiske aspekter, man har ansvaret for, og der er en række valg, der skal tages både før og under byggeprocessen.

  • Bygherrerådgiver, for eksempel en ingeniør eller arkitekt, fungerer som bygherres støtte i alle faser.
  • Entreprenøren, de udførende
  • Myndighederne, brugerne/ beboerne og driftspersonalet
  • Facilitatoren, som er en aktør RenProces anbefaler at koble på hele forløbet.

Nøgleordet i forbindelse med “aktører” er samarbejde. Kimen i RenProces er fokus på de bløde værdier. Det vil sige tid til sammensætning af det rette hold, tid til forventningsafstemning og ikke mindst respekt for det enkelte individ i byggeprocessen.

RenProces lægger stor vægt på, at alle aktører i en byggeproces har noget værdifuldt at byde ind med både til gavn for selve processen og til gavn for det færdige resultat.


Brugere

Brugerne er de mennesker, som bor og/eller arbejder i bygningerne både før, under og efter renoveringen.

For disse mennesker er det vigtigt at komme igennem byggeprocessen med en fornemmelse af, at de er tilstrækkeligt involveret og ikke mindst informeret om de beslutninger, der tages, og de processer som foregår.

RenProces tilbyder en energi-logbog som et værktøj, der gør det muligt for brugerne at følge byggeprocessen på tæt hold. Beslutningstagerne i byggeprocessen kan her notere hvilke beslutninger, der er blevet taget, hvornår og hvorfor, og derved kan brugerne løbende finde svar på deres spørgsmål og følge med i beslutningsprocesserne.

En beboergruppe vil i nogle tilfælde være så stor, at det vil være nødvendigt med flere forskellige aktiviteter for at sikre optimal inddragelse af beboerne. Også her anbefaler RenProces, at en facilitator kobles på som overordnet ansvarlig for forløbet og afviklingen af workshops med brugerne.

Beboerne kan inddrages i et byggeprojekt på mange måder. Når beboerne inddrages får de en følelse af, at blive set og hørt i forhold til projektet.

Brugernes medvirken vil typisk være inden for følgende områder: Bygningens funktion og brug, bygningens dimensionering og indretning, bygningens vedligeholdelse og drift samt brugernes sikkerhed og velfærd.


Bygherre

Bygherren er den fysiske eller juridiske person, der betaler for at få et byggeri udført, og han er den, der har ansvaret for, at alle juridiske aspekter bliver overholdt, og at alle ønsker og krav til byggeriet bliver indfriet.

I renoveringssager vil bygherren ofte være en kommune eller en boligforening, og dette indebærer, at mange parter bliver involveret i byggesagen.

I initiativfasen er det vigtigt, at bygherren allierer sig med en bygherrerådgiver, som med sin kyndige vejledning skal sikre, at det færdige resultat lever op til de forventninger, bygherren har til sit byggeri.

Bygherre bør allerede fra start sørge for at inddrage alle aktører. Han skal være bevidst om, at fokus på andre værdier end den økonomiske betaler sig.

I initiativfasen er det vigtigt, at bygherren allierer sig med en bygherrerådgiver, som med sin kyndige vejledning skal sikre, at det færdige resultat lever op til de forventninger, bygherren har til sit byggeri. Bygherre bør allerede fra start sørge for at inddrage alle aktører. Han skal være bevidst om, at fokus på andre værdier end den økonomiske betaler sig.

En anden vigtigt parameter i RenProces er, at bygherre bruger tid på at finde de rigtige byggeteamaktører til at løse opgaven. Fokus på værdier som samarbejdsevner og kompetencer giver grønne tal på bundlinjen.

Tildelingskriterierne går altså på at sammensætte et hold, som vægter det gode samarbejde højt. Andre kriterier kan være organisation, proces, kvalitet, arkitektur, energi og bæredygtighed. Bygherre skal beslutte, under hvilke former disse emner skal håndteres.

RenProces anbefaler løbende forventningsafstemning, hvor alle parter involveres. Mange konflikter kan undgås ved, at forventninger og udfordringer bliver sat i tale fra begyndelsen af projektet.


Bygherrerådgiver

Bygherrerådgiveren er bygherres uafhængige tillidsmand og rådgiver. Han bistår bygherre i samarbejdet mellem denne og tilknyttede tekniske rådgivere, entreprenører m.fl.

Bygherrerådgivning vil i praksis have mange former afhængigt af bygherres behov og opgavens karakter.

Bygherrerådgiveren leder byggeprojektet, særligt i de indledende faser. Bygherrerådgiver arbejder med de organisatoriske rammer samt økonomiske og kontraktlige forhold.

Rådgiveren vil ofte være arkitekt eller ingeniør og samarbejder med bygherrens øvrige rådgivere som advokater, finansieringsinstitutter, landinspektører m.fl., der bidrager til projektets gennemførelse.

Bygherrerådgiveren skal hjælpe bygherren med at afklare visionerne med byggeriet. Samarbejds- og entrepriseform skal findes, og bygherrerådgiveren guider i forhold til, hvilke muligheder der er ved at vælge den ene form frem for en anden.

I afleveringsfasen hjælper bygherrerådgiveren med at sikre, at bygherre modtager de nødvendige dokumenter og journaler.


Driftspersonale

Driftspersonalet er de personer, som sørger for vedligehold og drift af en bygning. De har ofte en teknisk baggrund og stor viden omkring installationer og funktionerne i en bygning.

Kommer der nye tiltag i forbindelse med en energirenovering, er det vigtigt, at driftspersonalet bliver inddraget fra start. Driftspersonalet spiller en stor rolle i forhold til at sikre den bedste varetagelse af opgaverne i den renoverede bygning.

Det er vigtigt, at driftspersonalet føler ejerskab og ansvar for driften, og derfor er det en fordel for projektet at trække deres viden ind så tidligt som muligt i initiativfasen.

Derudover bør bygherre have kompetenceoptimering/ uddannelse af driftspersonalet for øje i forhold til nye tekniske installationer. Dette er med til at sikre, at der bliver ydet en optimal service fra driftspersonalets side.


Entreprenør

Entreprenøren er i mange tilfælde den drivende kraft i forbindelse med den fysiske udførelse af et renoveringsprojekt.

Entreprenøren har et indgående kendskab til procedurerne i udførelsesfasen. Denne person vælges ud fra forskellige kriterier og alt efter, hvilken entrepriseform bygherre ønsker.

Entreprenøren er ansvarlig for, at opgaverne bliver udført i byggeprojektet. Entreprenøren har sammen med bygherrerådgiveren ansvaret for at orientere bygningsmyndighederne omkring byggeriets igangsættelse og ibrugtagning samt myndighedsgodkendelser.

RenProces opfordrer til, at entreprenøren inddrages så tidligt som muligt i processen, så de udførelsesmæssige kompetencer og input kommer i spil fra start.

Lovgivningen kan skabe problemer i forhold til inhabilitet. Det er derfor vigtigt at sikre sig, at der er taget stilling til problematikken, inden entreprenøren inddrages i processen.


Facilitator

Rollen som facilitator kan i praksis varetages af projektlederen eller en anden person med tilknytning til projektets rådgivere eller entreprenører.

Ved større byggeprojekter kan der med fordel findes en person, der tilknyttes projektet med facilitering som opgave og uden særlige relationer til projektets øvrige aktører.

Hvis der tilknyttes en formel facilitator, vil projektlederen fortsat stå for den samlede ledelse i forhold til indholdet i projektet samt kommunikationen opad til styregruppen.

Facilitatorens mål er at styre en proces, der fremmer projektets resultat og assisterer med styringen af fremgangsmåder, der sikrer den positive kommunikation og det gode samarbejde mellem projektets aktører i øvrigt.


Myndigheder

Myndighederne er den instans, som varetager krav i forhold til hvad, hvor og hvordan, der må bygges. Det vil sige, at de sætter rammerne for byplanmæssige forhold, servitutbestemmelser, matrikelkort, koteplan, lyd, brand, indeklima, miljøforhold, tilslutningsmuligheder for forsyninger og afløb samt om grundens udnyttelse og trafikale forhold.

Myndighederne står for godkendelse af eventuelle dispensationsansøgninger, godkendelse af myndighedsandragende og endelig underskrivning af færdigmeldingsblanket.

Myndighederne kan for eksempel være kommunens byggesagsbehandling (Plan & Arkitektur, Vej & Park, Afløbskontor, Miljøkontrol m.fl.), Beredskabsstyrelsen, Kulturarvstyrelsen, Arbejdstilsynet, Politiet, Levnedsmiddelkontrollen, Farvandsdirektoratet, ministerier, forsyningsselskaber, energiselskaber og teleselskaber.

RenProces anbefaler, at myndighedernes viden trækkes ind allerede i initiativfasen. Dette vil minimere mængden af uventede overraskelser i forhold til krav og retningslinjer, som kan bremse projektet undervejs. En såkaldt forhåndsdialog via bygherrerådgiver eller entreprenør er klart en fordel for projektet.


Teknisk rådgiver

Bygherren er ansvarlig for den færdige bygning, men er normalt ikke sagkyndig inden for arkitektur, byggeteknik og administration af byggesager. Bygherren kan derfor have behov for teknisk rådgivning og bistand fra arkitekter, ingeniører og andre rådgivere. Omfanget og arten af den tekniske rådgivning afhænger af byggeopgavens størrelse og art, af udførte forundersøgelser, af bygherrens egen kapacitet og af byggesagens organisation. Rådgivningen kan for eksempel være inden for design og arkitektur eller teknik og konstruktion fra “fullscale” til detaljeniveau. Den tekniske rådgiver vil som oftest være uddannet arkitekt eller ingeniør. Læs mere om teknisk rådgivning her.


Udførende

De udførende er eksempelvis tømrer, murer, blikkenslager, elektriker m.fl. Det er de personer, som i det daglige arbejde står med hænderne i det konkrete materiale, og som i samspil med de øvrige faggrupper skal finde en god samarbejdsform og omgangstone.

De udførende inddrages ofte først, når det fysiske byggearbejde sættes i gang. Men da de sidder inde med et værdifuldt kendskab til løsninger og materialer, betaler det sig at få deres input med fra start.

En af de største fordele er, at de mennesker, som skal omgås hinanden på byggepladsen, har et forhåndskendskab indbyrdes, hvilket minimerer antallet af konflikter i det daglige.

I traditionelle byggesager oplever de udførende ofte, at de inddrages meget sent i processen og derved ikke har mulighed for at bidrage med deres viden omkring løsninger og valg af materiel og materialer.

RenProces ønsker at være med til at sikre, at de udførende bliver delagtiggjort i byggeprocessen, og at de får et ejerskab til projektet. Ansvarsfølelsen skal frem, og dette opnås f.eks ved inddragelse og lydhørhed over for de ideer og den viden, de udførende kommer med.